फ्रंट ऑफिस होटल मे सबसे महत्वपूर्ण विभाग मे से एक है यह सबसे जयादा बिजनेस देने वाला डिपार्टमेंट है
यह सभी अतिथि गतिविधियों का केंद्र है ,अतिथि गतिविधिया जैसे चेक इन ,चेक आउट,रेजर्वेशन, रूमिंग इत्यादि ये सभी कार्य पर फ्रंट ऑफिस ध्यान देती है फ्रंट ऑफिस गेस्ट के साथ रिलेशन बनाते है सभी गेस्ट की शिकायते हेंडल करना फ्रंट ऑफिस डिपार्टमेंट की जिम्मेदारी है.
यह होटल ऑपरेशन की लिए संचार केंद्र का कार्य करती है फ्रंट ऑफिस डिपार्टमेंट एक होटल की छवि निर्माण मे एक मह्त्वपूर्ण भूमिका निभाता है
front Office is one of the most important department is offer in hotel. It is the most Revenue generating Department offer hotel.It is the center of all the guest activities such as Check in,check-out, reservation,roaming,etc all this activities taking care at the front office.
Front office deals with guest relation,all the guest complaint.Gust complain are handling at the front office,is the major job responsibilities of front office.
It is also the communication Center for the hotel operation.Front office department play an important role in image building of a hotel.
विभिन्न फ्रंट ऑफिस अनुभागों के कार्य इस प्रकार हैं
The functions of different front office sections are as follows:
♦ RESERVATION OFFICE
किसी विशेष अवधि के लिए किसी अतिथि द्वारा आवास के लिए अनुरोध को आरक्षण कहा जाता है। कर्मचारियों द्वारा टेलीफोन, ई-मेल, फैक्स, पत्र इत्यादि जैसे विभिन्न तरीकों से किए गए आरक्षण को स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए रिजर्वेशन डिपार्टमेंट जिम्मेदार होता हैं।
A request for accommodation by the guest in a hotel for any particular period is called reservation. Employees responsible for accepting or rejecting the reservations made by the guests from different modes such as telephone, e-mail, fax, letters, etc
♦ RECEPTION
फ्रंट ऑफिस का यह अनुभाग सभी अतिथि के वार्म और मैत्रीपूर्ण स्वागत के लिए ज़िम्मेदार है। इस डिपार्टमेंट में काम करने वाले कर्मचारियों को रिसेप्शनिस्ट के रूप में जाना जाता है। रिसेप्शनिस्ट वे कर्मचारी हैं जो अतिथि के साथ सीधा संपर्क मै आते है, इस प्रकार उन्हें हर समय उच्च स्तर के सौंदर्य के साथ एक सुखद व्यक्तित्व बनाना चाहिए। रिसेप्शन डेली आने(arrival ) और जाने वाले (departure) अतिथि के साथ डील्स करता है.
This section of the front office is responsible for the warm and friendly reception of all guest. Staffs working in this section are known as a receptionist. Receptionist are the staff who have a direct contact with the guest, thus they should pose an amiable personality with high-level o grooming at all the times.
♦ Telephone Operator
यह फ्रंट ऑफिस विभाग के तहत अलग अनुभाग है जो होटल के पीछे की तरफ स्थित है। यह फ्रंट डेस्क से जुड़ा हुआ होता हैं और अतिथि द्वारा नहीं देखा जा सकता है। एक टेलीफोन ऑपरेटर इस अनुभाग में एक कर्मचारी है, जो सभी आने वाली और जाने वाली अतिथि कॉल और होटल कॉल को संभालने के लिए ज़िम्मेदार है। कॉल करने के दौरान मेहमानों और होटल कर्मचारियों द्वारा किए गए सभी शुल्कों को पोस्ट करने के लिए टेलीफोन ऑपरेटर जिम्मेदार है।
This is the separate section under front office department which is located on the back side of the hotel. They are connected to the front desk and cannot be seen by the guest. A telephone operator is an employee in this section, responsible for handling all incoming and outgoing guest call and hotel calls. Telephone operator is responsible for posting of all charges incurred by the guests and the hotel employees while making out calls.
♦ Information Section
यह फ्रंट ऑफिस विभाग के तहत एक और खंड है, जो लॉबी क्षेत्र के भीतर में स्थित है या फ्रंट डेस्क के साथ मिलकर जुड़ा हुआ है। यह अनुभाग होटल, कमरे और सुविधाओं से संबंधित जानकारी और शहर या कस्बों के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए ज़िम्मेदार है जहां होटल स्थित है। अतिथि कार्यालय और संदेश को संभालने के लिए फ्रंट ऑफिस का सूचना केंद्र भी जिम्मेदार है।
This is another section under front office department, which is located at the visible part of lobby separately within the lobby area or joined together with the front desk. This section is responsible for providing information related to the hotel, rooms, and facilities and about the city or towns where the hotel is located. Information center of the front office is also responsible for handling guest mails and messages.
♦ Front Office Cashier
फ्रंट ऑफिस का यह खंड फ्रंट डेस्क पर स्थित है। इस खंड में काम कर रहे फ्रंट ऑफिस कैशियर अतिथि के प्रस्थान से पहले अतिथि के बिलों को अपडेट करने, अतिथि की नकदी(कैश) और क्रेडिट लेनदेन को अद्यतित रखने के लिए जिम्मेदार है। फ्रंट ऑफिस कैशियर को विभिन्न आउटलेट से सभी अतिथि के बिलों का समय पर संग्रह सुनिश्चित करना चाहिए और यदि फ्रंट ऑफिस कम्प्यूटरीकृत नहीं है तो उन्हें संबंधित फोलियो में पोस्ट करें।
This section of the front office is located at the front desk. Front office cashier, working in this section is responsible for updating guest bills, keeping up to date cash and credit transactions of the guest and get them settled before the guest departure. Front office cashier should ensure the timely collection of all guest bills from different outlets and posts them in respective folios in case if the Front Office is not computerized.
♦ Business center
यह एक अतिथि क्षेत्र है जहां सम्मेलन आयोजित करने के लिए अतिथि को सचिवीय सहायता, सेमिनार, साक्षात्कार की पेशकश की जाती है। यहाँ सभी आवश्यक उपकरण फैक्स, टेलेक्स, इंटरनेट सुविधा, फोटोकॉपी, सर्पिल बाध्यकारी, प्लास्टिक फ़ोल्डर्स, अतिथि को उपलब्ध कराते हैं
This is a guest area where secretarial assistance to guest for conducting conference ,seminars, interviews is being offered. All necessary equipment fax, telex, internet facility,photocopying,spiral binding, plastic folders, Are available in business center.
फ्रंट ऑफिस का अंतर-विभागीय
Interdepartmental coordination of front office
♣ Lobby
लॉबी वह स्थान है जहां फ्रंट ऑफिस अनुभाग स्थित हैं। फ्रंट ऑफिस लॉबी का हिस्सा है लेकिन लॉबी फ्रंट ऑफिस का हिस्सा नहीं है;
होटल की लॉबी होटल के वायुमंडल, सजावट, कर्मचारियों और छवि का प्रतिनिधित्व करता है। लॉबी विशाल होना चाहिए लेकिन अपर्याप्त नहीं होना चाहिए।
Lobby is the place where front office sections are located. Front office is the part of lobby but lobby is not the part of front office;
Hotel lobby represents the atmosphere,decors,staff and image of the hotel when a guest visit.Lobby should be spacious but not wasteful.
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